Die Transformation im Notariat ist ein Thema, das in den letzten Jahren zunehmend an Bedeutung gewonnen hat. Während viele Branchen bereits tiefgreifende digitale Veränderungen durchlaufen, steht auch das deutsche Notariat vor großen Herausforderungen und Chancen. In einer Folge des EpicWork Podcasts haben wir dazu mit Ramiza Schöne, Expertin für Digitalisierung und Change Management im Notariatsbereich, gesprochen.
Video-Talk mit Ramiza Schöne
👩💼 Vorstellung von Ramiza Schöne
Ramiza Schöne ist Changemanagerin und Strategieberaterin für (Notariats)Kanzleien mit Fokus auf Digitalisierung, Legal Tech und Prozessoptimierung. Als Notarreferentin mit über 15 Jahren Erfahrung in der juristischen Praxis kennst sie die Kanzleiwelt von innen – als Fachkraft-Ausbilderin, Prozessbegleiterin und Sparringspartnerin – pragmatisch, teamorientiert und mit klarem Blick auf das, was wirklich funktioniert. Ihr Ziel: Strukturen schaffen, die entlasten – mit digitalen Lösungen, die in der Praxis funktionieren. In ihrem Podcast „Digital im Notariat – Schöne neue Welt“ spricht sie mit Gästen aus der Branche über moderne Kanzleientwicklung, und auf LinkedIn teilt sie regelmäßig Impulse für einen praxisnahen digitalen Wandel.
🚀 Transformation im Notariat: Warum jetzt der Wandel notwendig ist
Das Notariat in Deutschland ist eine Institution mit langer Tradition, die für Rechtssicherheit und hoheitliche Aufgaben sorgt. Gleichzeitig hat sich in den letzten zehn Jahren viel getan, was die Digitalisierung und Modernisierung betrifft. Trotz dieser Fortschritte steht die Branche vor der Herausforderung, den Wandel aktiv zu gestalten und sich auf die veränderten Anforderungen einzustellen.
Ramiza Schöne, Gründerin von NOTARTEC und Beraterin für Digitalisierung im Notariat, beschreibt den aktuellen Stand so: Der Notarberuf gehört zu den digital fortschrittlichsten Berufen in Deutschland – zumindest noch. Der Gesetzgeber hat in den letzten Jahren viele digitale Lösungen auf den Weg gebracht, beispielsweise die Möglichkeit, eine GmbH online zu gründen. Dennoch wird die Digitalisierung in vielen Notariaten noch zurückhaltend angenommen.
Der Grund liegt nicht im Mangel an technischen Möglichkeiten, sondern in der bestehenden Unternehmenskultur und den etablierten Abläufen, die häufig als „old school“ wahrgenommen werden. Das führt dazu, dass viele Notariate den Umstieg auf neue digitale Tools und Software hinauszögern, um die wenigen Mitarbeitenden nicht mit Veränderungen zu überfordern. Dabei sind gerade kleine, pragmatische Schritte oft schon sehr wirkungsvoll.
Der Wandel ist nicht nur durch die Digitalisierung motiviert, sondern auch durch den zunehmenden Fachkräftemangel. Viele erfahrene Mitarbeitende gehen in den kommenden Jahren in den Ruhestand, und es wird immer schwieriger, junge, motivierte Talente für den Beruf zu gewinnen. Dies ist eine Herausforderung, die nicht nur das Notariat, sondern viele Branchen betrifft.
💼 Fachkräftemangel und Arbeitgeberattraktivität: Die neue Realität im Notariat
Der Fachkräftemangel ist eine der größten Herausforderungen der Transformation im Notariat. Ramiza Schöne berichtet, dass in einigen Regionen sogar bis zu dreizehn Stellen für Notarinnen und Notare unbesetzt sind. Der Wettbewerb um qualifizierte Fachkräfte ist intensiv, und die Attraktivität des Berufs muss neu definiert werden.
Früher war das Gehalt oft der Hauptanreiz für eine Bewerbung. Heute stehen neben einer angemessenen Vergütung besonders die digitale Arbeitsweise, die Unternehmenskultur und die Zukunftsfähigkeit der Kanzlei im Vordergrund. Junge Bewerberinnen und Bewerber wollen nicht mehr „so arbeiten wie vor 30 Jahren“, sondern moderne, flexible und digital unterstützte Arbeitsplätze.
Die Herausforderung für Notariate besteht darin, diese Erwartungen zu erfüllen, ohne die bewährten Kernaufgaben und die Seriosität des Berufs zu verlieren. Dies erfordert nicht nur technische Lösungen, sondern auch ein Umdenken in der Führung und im Change Management.
🔄 Change Management im Notariat: Zwischen Tradition und Innovation
Der Wandel im Notariat ist ein komplexes Thema, das weit über die Einführung neuer Software hinausgeht. Es geht um Change Management, also die Begleitung der Mitarbeitenden durch den Veränderungsprozess. Ramiza Schöne betont, dass viele Mitarbeitende – insbesondere ältere – Veränderungen skeptisch gegenüberstehen. Sie sind an eingespielte Abläufe gewöhnt und fürchten, dass neue Technologien ihre Arbeit erschweren könnten.
Gleichzeitig kommen jüngere Mitarbeitende mit anderen Erwartungen und digitalen Kompetenzen ins Notariat. Das führt zu Spannungen, die aktiv adressiert werden müssen. Die Herausforderung besteht darin, alle Beteiligten mitzunehmen und Veränderungsschritte so zu gestalten, dass sie als Bereicherung und nicht als Belastung wahrgenommen werden.
Ein wichtiger Impuls für den Wandel kam durch die Corona-Pandemie, die als Digitalisierungstreiber gewirkt hat. Sie hat Schwachstellen in den bisherigen Abläufen offenbart und den Druck erhöht, digitale Lösungen zu integrieren. Dennoch zeigen sich viele Notariate noch nicht ausreichend vorbereitet, etwa weil Schnittstellen zwischen Softwarelösungen nicht funktionieren oder weil Präsenzbeurkundungen weiterhin Pflicht sind.
Podcast-Folge mit Ramiza Schöne
🧩 Die Kernaufgabe neu definieren: Beratung und Kundenerlebnis im Fokus
Ein zentraler Gedanke in der Transformation im Notariat ist die Frage: Was ist eigentlich die Kernaufgabe eines Notars oder einer Notarfachangestellten? Ramiza Schöne stellt klar, dass es nicht die reine Bearbeitung von Dokumenten oder das Ausfertigen von beglaubigten Abschriften ist. Vielmehr wird die persönliche Beratung und das Schaffen eines optimalen Kundenerlebnisses immer wichtiger.
Auch vor dem Hintergrund von Künstlicher Intelligenz und Automatisierung wird die menschliche Komponente in der Beratung zum entscheidenden Differenzierungsmerkmal. Digitalisierung soll nicht Arbeit ersetzen, sondern Freiräume für qualifizierte Beratung schaffen.
Dieses Umdenken erleichtert auch Digitalisierungsprojekte, da man gezielt Tätigkeiten identifiziert, die automatisiert oder ausgelagert werden können, um sich auf die wesentlichen Aufgaben zu konzentrieren.
📈 Motivation für Veränderung: Intrinsisch versus extrinsisch
Ein weiterer Aspekt, den Ramiza Schöne anspricht, ist die Motivation zur Veränderung. Manche Notariate und Mitarbeitende gehen den Wandel intrinsisch motiviert an, weil sie Lust auf Innovation und Fortschritt haben. Andere sehen sich durch äußere Zwänge – wie Fachkräftemangel oder gesetzliche Vorgaben – gezwungen, Veränderungen umzusetzen.
Die intrinsische Motivation führt in der Regel zu einem positiveren und nachhaltigeren Veränderungsprozess. Doch in vielen Fällen ist der externe Druck der Auslöser, und das ist auch legitim. Wichtig ist, dass man sich dieser Dynamik bewusst ist und den Prozess professionell begleitet.
Ramiza Schöne beschreibt, dass viele ihrer Kunden zunächst „keinen Bock“ auf Digitalisierung und Change Management haben, aber erkennen, dass es notwendig ist. Der Schlüssel ist, den Prozess zügig und zielgerichtet zu gestalten, um die Belastung für alle Beteiligten zu minimieren.
🛠️ Praxis: Wie sieht die Beratung und Umsetzung von Digitalisierungsprojekten aus?
Wenn Ramiza Schöne in eine Kanzlei gerufen wird, beginnt sie mit einer umfassenden Analyse der bestehenden Abläufe. Sie arbeitet eng mit den Mitarbeitenden zusammen, um individuelle Lösungen zu entwickeln. Dabei gibt es kein Schema F, sondern maßgeschneiderte Handlungsempfehlungen.
Typische Ansatzpunkte sind:
- Optimierung der Software-Nutzung und Verbesserung der Schnittstellen
- Förderung der internen Kommunikation und Unternehmenskultur
- Strategien zur Gewinnung und Bindung von Talenten
- Ermutigung zur Sichtbarkeit und Nutzung von Social Media
Ein besonderes Augenmerk liegt auf der Sichtbarkeit der Kanzlei, sowohl nach außen als auch intern. Sichtbarkeit bedeutet nicht, unkontrolliert in sozialen Medien präsent zu sein, sondern gezielt und authentisch zu kommunizieren, um Vertrauen aufzubauen und Talente anzuziehen.
🌐 Sichtbarkeit und Social Media im Notariat: Chancen und Grenzen
Viele Notariate tun sich schwer mit dem Thema Sichtbarkeit. Der Berufsstand ist traditionell zurückhaltend und legt großen Wert auf Seriosität. Zudem unterliegt das Notariat einem Werbeverbot, das die Art der Kommunikation einschränkt.
Dennoch gibt es zahlreiche Möglichkeiten, sich modern und authentisch zu präsentieren, ohne die Berufsregeln zu verletzen. Ramiza Schöne rät dazu, keine übertriebenen oder unseriösen Beiträge zu posten, sondern sachlich und mit Substanz zu kommunizieren. Beispiele sind:
- Berichte über spannende Fälle (ohne Namen und Details)
- Einblicke in den Kanzleialltag
- Vorstellung von Mitarbeitenden und deren Perspektiven
- Teilnahme an Webinaren und öffentlichen Diskussionen
Auch die Einbindung von Mitarbeitenden als sogenannte Corporate Influencer ist ein effektiver Weg, um die Reichweite zu erhöhen und ein authentisches Bild zu vermitteln. Dabei gilt: Qualität vor Quantität und immer mit Augenmaß.
🏢 Die Rolle der Verbände und Kammern im Wandel
Verbände und Kammern spielen eine wichtige Rolle bei der Unterstützung der Transformation im Notariat. Die Bundesnotarkammer hat erkannt, dass Sichtbarkeit und Digitalisierung wichtige Themen sind und bietet beispielsweise Karriereseiten und Webinare an, um den Beruf attraktiver zu machen.
Allerdings gibt es auch Kritik an der Zurückhaltung einiger Kammern, insbesondere auf Landesebene. Die Angst, über interne Projekte öffentlich zu sprechen, hemmt den Austausch und die Sichtbarkeit positiver Entwicklungen. Ramiza Schöne wünscht sich mehr Offenheit und Mut, um Potenziale besser zu nutzen und dem Nachwuchs zu zeigen, dass das Notariat ein moderner und zukunftsfähiger Beruf ist.
🌟 Fazit: Die Zukunft des Notariats – digital, menschlich und attraktiv
Die Transformation im Notariat ist in vollem Gange, aber noch längst nicht abgeschlossen. Die Digitalisierung bietet enorme Chancen, Arbeitsprozesse zu vereinfachen und die Beratung zu verbessern. Gleichzeitig muss die Branche den Fachkräftemangel aktiv angehen und sich als attraktiver Arbeitgeber positionieren.
Change Management ist dabei der Schlüssel zum Erfolg. Kleine Schritte und eine offene Kommunikation helfen, Mitarbeitende mitzunehmen und Widerstände abzubauen. Sichtbarkeit und Arbeitgeberattraktivität sind keine reinen Marketingthemen, sondern Teil einer gesunden Unternehmenskultur und eines nachhaltigen Wandels.
Ramiza Schöne blickt optimistisch in die Zukunft: In fünf bis zehn Jahren wird der Notarberuf digitaler und moderner sein, ohne seine wesentlichen Werte zu verlieren. Neue, einfachere Softwarelösungen werden den Alltag erleichtern und helfen, den Beruf für die nächste Generation attraktiv zu gestalten.
Die Transformation im Notariat ist eine spannende Reise, die viele Chancen bereithält – für Notare, Mitarbeitende und die Gesellschaft insgesamt.
❓ FAQ zur Transformation im Notariat
Was bedeutet Transformation im Notariat konkret?
Transformation im Notariat umfasst die Digitalisierung von Arbeitsprozessen, die Anpassung der Unternehmenskultur und die Entwicklung neuer Strategien zur Mitarbeitergewinnung und -bindung. Ziel ist es, den Beruf moderner, effizienter und attraktiver zu gestalten.
Wie digital ist das Notariat heute schon?
Das Notariat gehört zu den digital fortschrittlichsten Berufen in Deutschland. Viele digitale Lösungen sind bereits eingeführt, wie z.B. die Online-Gründung von GmbHs. Dennoch gibt es noch Verbesserungspotenzial bei der Softwareintegration und der Akzeptanz neuer Technologien.
Warum ist der Fachkräftemangel ein Problem für Notariate?
Viele erfahrene Notarfachangestellte und Notare gehen bald in den Ruhestand, und es gibt nicht genügend Nachwuchs, um die Stellen zu besetzen. Zudem konkurriert das Notariat mit anderen Branchen um qualifizierte Fachkräfte, die zunehmend moderne Arbeitsbedingungen erwarten.
Wie kann Sichtbarkeit im Notariat aussehen ohne das Werbeverbot zu verletzen?
Sichtbarkeit kann durch sachliche und informative Beiträge, Einblicke in den Kanzleialltag oder die Vorstellung von Mitarbeitenden erfolgen. Wichtig ist, authentisch und seriös zu bleiben und keine werblichen Übertreibungen zu nutzen.
Welche Rolle spielt Change Management bei der Transformation?
Change Management begleitet die Mitarbeitenden durch den Wandel, adressiert Ängste und Widerstände und sorgt für eine positive Einstellung gegenüber neuen Technologien und Abläufen. Es ist entscheidend für den Erfolg der Transformation.
Wie kann ich als Notariat mit der Transformation starten?
Beginnen Sie mit einer Analyse der bestehenden Abläufe, beziehen Sie Ihre Mitarbeitenden ein und setzen Sie auf kleine, machbare Schritte. Nutzen Sie Beratungsexpertise und kommunizieren Sie offen über Ziele und Fortschritte.
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