Nutzungsbedingungen

Stand 01.04.2024 – Version 2.1.

Mit der Bestellung unserer digitalen Angebote (EPIC HR Starter, Business und Enterprise) werden die folgenden Vertragsbedingungen entsprechend akzeptiert:

1. Vertragspartner

1.1.) Anbieter der unter der Webseite https://www.epicwork.de angebotenen Leistungen und der entsprechenden Plattform „EPIC HR“ (im Folgenden „Plattform genannt) ist die Epicwork AG mit Sitz in Hannover (im Folgenden „Anbieter“).

1.2) Der Anbieter bietet seine Plattform ausschließlich Unternehmen an. Der Anbieter schließt keine Verträge mit Verbrauchern. Verbraucher ist jede natürliche Person, die ein Rechtsgeschäft zu Zwecken abschließt, die überwiegend weder ihrer gewerblichen noch ihrer selbständigen beruflichen Tätigkeit zugerechnet werden können.

2.) Vertragsgegenstand und Leistungsinhalt

2.1.) Die Plattform „EPIC HR“ wird durch den Anbieter für seine Kunden und dessen Nutzer über das Internet bereitgestellt. Die Plattform unterteilt sich in folgende Module:

2.1.1.) Modul KNOW-HOW
Academy ist unsere eLearningplattform, wo wir digitale Weiterbildungsangebote für Personalverantwortliche bereitstellen.

2.1.2.) Modul PULSE
Pulse ist die Softwareplattform zur Durchführung und Auswertung von Stimmungsbildern und Befragungen für Organisationen.

2.1.3.) Modul ANALYSE
Analyse ist eine softwaregestützte Analyse zur Arbeitgeberattraktivität, welche einmal jährlich durchgeführt wird und im größeren Paket enthalten ist.

2.2.) Auf dieser Plattform können sich Unternehmen digital registrieren und einen der drei verfügbaren kostenpflichtigen Pläne bestellen.

2.3.) Eine individuelle Anpassung der Plattform, sowie Beratungsleistungen werden vom Anbieter nicht geschuldet, soweit nichts anderes vereinbart ist.

2.4.) Die Plattform wird ausschließlich über das Internet zur Verfügung gestellt. Zur Nutzung ist daher ein internetfähiges Endgerät mit einem aktuellen marktüblichen Browser, sowie eine Internetverbindung erforderlich.

3.) Pläne

3.1.) Die Pläne und dessen Funktionsumfang sind einsehbar unter https://www.epicwork.de/hr/ und den anschließenden Webseiten zu den Paketen, Preisen und Paketvergleich. Der Kunde kann bei der Registrierung den gewünschten Plan auswählen.

3.2.) KNOW-HOW Nutzeranzahl: Für jeden Nutzer benötigt der Kunde einen Plan mit entsprechender Nutzerzahl. Die Anlage und Verwaltung der Nutzer erfolgt hierbei digital über den Kunden selbst.

3.3.) PULSE – Mitarbeitendenlizenzen: Falls das Modul PULSE im Plan enthalten ist, sind für die Befragungen Mitarbeitendenlizenzen in benannter Anzahl bereits eingeschlossen. Zusätzliche Mitarbeitendenlizenzen kann der Kunde gegen entsprechende Zusatzkosten digital erwerben. Nicht mehr benötigte Mitarbeitendenlizenzen kann der Kunde mit Wirkung zum Ende der Vertragslaufzeit jederzeit kündigen.

4.) Vertragsschluss

4.1.) Der Vertragsschluss kann entweder auf der Plattform des Anbieters oder schriftlich erfolgen.

4.2.) Für die Nutzung und den Abschluss eines Vertrages über ist ein individuelles Nutzerkonto bei der Plattform des Anbieters erforderlich. Einzelheiten zur Registrierung und Nutzung der einzelnen Module erfolgen durch Informationen (über Webseiten oder via E-Mails) des Anbieters.

4.3.) Jeder Nutzer hat die Möglichkeit einen Plan auszuwählen. Durch die Angabe der Anzahl und Art der Lizenzen gibt der Nutzer auf der Plattform ein Angebot auf Abschluss des entsprechenden Vertrages ab. Der Anbieter bestätigt den Zugang des Angebots unverzüglich. Durch Freischaltung des Plans und der Lizenzen auf der Plattform nimmt der Anbieter das Angebot an, sodass ein Vertrag zustande kommt.

4.4.) Etwaige vom Kunden gestellte Geschäfts- oder Einkaufsbedingungen finden keine Anwendung. Der Anbieter widerspricht deren Einbeziehung, soweit die Einbeziehung nicht individuell in Schriftform vereinbart wird.

5.) Testphase

5.1.) Der Anbieter räumt dem Kunden für bestimmte Dienstleistungen einen kostenfreien Testzeitraum ein, um die Funktionen des Angebots zu testen.

5.2.) Der Anbieter ist berechtigt, den Funktionsumfang des Angebots während dieses Testzeitraums zu beschränken (z.B. Anzahl der Mitarbeiter).

5.3.) Der Vertrag kann während der Testphase jederzeit von den Parteien gekündigt werden.

5.4.) Während des Testzeitraums werden keine Datensicherungen durchgeführt.

6.) Verfügbarkeit der Plattform

6.1.) Der Anbieter stellt die Plattform mit einer zeitlichen Verfügbarkeit von durchschnittlich 99,5% im Jahresmittel zur Verfügung. Die Verfügbarkeit versteht sich als Anteil der Zeit, in der der Dienst zur Verfügung gestanden hat, von der Gesamtzeit des Jahres nach Abzug der vertraglich vereinbarten Wartungsarbeiten.

6.2.) Der Anbieter behält sich vor, Wartungsarbeiten im Umfang von bis zu 6 Stunden im Kalendermonat durchzuführen. Während dieser Zeit ist die Plattform nicht oder nicht vollständig verfügbar. Die Wartungsarbeiten kann der Anbieter zwischen 22 Uhr und 6 Uhr, sowie sonntags und an Feiertagen auch zwischen 6 Uhr und 12 Uhr durchführen. Der Anbieter wird Wartungsarbeiten wenigstens 48 Stunden im Voraus per E-Mail ankündigen.

6.3.) Der Kunde ist verpflichtet, Leistungsausfälle und technische Fehler dem Anbieter unverzüglich über das Ticketsystem (in PULSE) oder via E-Mail (an die gültige Kundensupport E-Mail Adresse) mitzuteilen, um eine Fehlerbehebung zu ermöglichen.

7.) Support

7.1.) Ein Supportfall liegt vor, wenn die Software die vertragsgemäßen Funktionen gemäß der Produktbeschreibung nicht erfüllt.

7.2.) Der Kunde ist verpflichtet, Leistungsausfälle und technische Fehler dem Anbieter unverzüglich über das Ticketsystem (in PULSE) oder via E-Mail (an die gültige Kundensupport E-Mail Adresse) mitzuteilen, um eine Fehlerbehebung zu ermöglichen. Meldet der Kunde einen Supportfall, so hat er eine möglichst detaillierte Beschreibung der jeweiligen Funktionsstörung zu liefern, um eine möglichst effiziente Fehlerbeseitigung zu ermöglichen.

7.3.) Die Parteien können eine gesonderte Vereinbarung über die Bereitstellung von Supportleistungen treffen. Ohne Vorliegen eines entsprechenden Supportvertrages wird der Support mittels E-Mail/Ticketsystem durch den Anbieter bereitgestellt.

8.) Pflichten des Kunden

8.1.) Der Kunde darf durch die Nutzung der Plattform nicht gegen gesetzliche Verbote (insbesondere Regelungen des Strafrechts und Wettbewerbsrechts), die guten Sitten und Rechte Dritter (Marken, Namens-, Urheber-, Datenschutzrechte usw.) verstoßen. Insbesondere verpflichtet sich der Kunde, keine pornographischen Inhalte und keine auf Gewinnerzielung gerichteten Leistungen anzubieten oder anbieten zu lassen, die pornographische und/oder erotische Inhalte (z.B. Nacktbilder, Peepshows etc.) zum Gegenstand haben. 

8.2.) Der Anbieter ist nicht verpflichtet, die Inhalte des Kunden auf eventuelle Rechtsverstöße zu prüfen. Nach dem Erkennen von Rechtsverstößen oder von Inhalten, welche unzulässig sind, ist der Anbieter berechtigt, den Zugang zu sperren. Der Anbieter wird den Kunden unverzüglich von einer solchen Maßnahme unterrichten.

9.) Besondere Vertraulichkeitsvereinbarung zur Softwareplattform „PULSE“

Der Anbieter verpflichtet sich, keine erlangten Informationen von Beschäftigten des Kunden herauszugeben, aus denen unmittelbar oder mittelbar Rückschlüsse auf das Abstimmungsverhalten einzelner Beschäftigter erfolgen können. Dies gilt auch für individuelle Anfragen des Kunden (z.B. telefonisch). Der Kunde hat hierauf keinen Anspruch.

10.) Vergütung

10.1.) Soweit nicht anders vereinbart, ergeben sich die Entgelte für den Dienst aus der jeweiligen Preisliste auf der Webseite des Anbieters. Alle Preisangaben verstehen sich netto zuzüglich Umsatzsteuer.

10.2.) Alle Entgelte werden mit Beginn der vereinbarten Vertragslaufzeit fällig. Verlängert sich das Vertragsverhältnis, so werden die Entgelte für den Verlängerungszeitraum mit dessen Beginn fällig.

10.3.) Soweit nicht anders vereinbart, sind fällige Entgelte binnen 10 Tagen zu zahlen. Der Anbieter kann Rechnungen auch in elektronischer Form per E-Mail versenden.

10.4.) Sofern die Parteien die Zahlung mittels Lastschriftverfahren vereinbart haben, sind die Kosten, die dem Anbieter durch eine vom Kunden zu vertretene Nichteinlösung entstehen, von diesem zu tragen.

10.5.) Der Anbieter kann seine Leistungen zurückbehalten und den Zugang zum Kundenkonto sperren, soweit der Kunde mit der Begleichung fälliger Entgelte in Verzug ist.

11.) Haftung

11.1.) Für sämtliche Schäden, die vom Anbieter oder ihren Erfüllungsgehilfen vorsätzlich oder grob fahrlässig herbeigeführt werden, haftet der Anbieter unbegrenzt.

11.2.) Werden Schäden lediglich leicht fahrlässig verursacht, haftet der Anbieter nur für die Verletzung vertragswesentlicher Pflichten (Kardinalpflichten), wobei ihre Haftung auf den vertragstypischen vorhersehbaren Schaden beschränkt ist. Vertragswesentliche Pflichten sind Pflichten, wegen denen der Vertragsschluss gerade erfolgte und auf deren Einhaltung der jeweilige Vertragspartner gerade vertrauen durfte.

11.3.) Sofern die Datensicherung nicht in den vertraglichen Leistungskatalog des Anbieters fällt, ist der Kunde für eine regelmäßige Sicherung seiner Daten verantwortlich. Bei einem von dem Anbieter verschuldeten Datenverlust haftet dieser deshalb ausschließlich für die Kosten der Vervielfältigung der Daten von den vom Kunden zu erstellenden Sicherheitskopien und für die Wiederherstellung der Daten, die auch bei einer ordnungsgemäß erfolgten Sicherung der Daten verlorengegangen wären.

11.4.) Die Haftung des Anbieters für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, nach dem Produkthaftungsgesetz oder aus der Übernahme einer Garantie besteht im gesetzlichen Umfang.

12.) Laufzeit und Kündigung

12.1.) Der Vertrag wird auf unbestimmte Zeit geschlossen und verlängert sich jeweils um die ursprünglich vereinbarte Vertragslaufzeiten sofern nicht eine Partei kündigt.

12.2.) Der Kunde kann den Vertrag jederzeit mit einer Frist von 14 Tagen mit Wirkung zum jeweiligen Laufzeitende ordentlich kündigen.

12.3.) Der Anbieter kann den Vertrag unter Einhaltung einer Frist von 4 Wochen mit Wirkung zum jeweiligen Laufzeitende kündigen.

12.4.) Das Recht zur fristlosen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt für jede Partei unberührt. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere dann vor, wenn sich der Kunde mit über 30 Tagen im Zahlungsverzug befindet.

12.5.) Jede Kündigung bedarf zu ihrer Wirksamkeit der Textform. Der Kunde kann jederzeit die Kündigungsfunktion auf der Plattform nutzen, um die Kündigung ganz oder für Teile des Vertrages zu erklären.

12.6.) Mit Wirksamwerden der Kündigung besteht keine Zugriffsmöglichkeit mehr auf der Plattform. Der Kunde hat dafür Sorge zu tragen, die dort gespeicherten Inhalte vor Wirksamwerden der Kündigung zu sichern.

12.7.) Die Daten des Kunden werden nach 30 Tagen Vorhaltezeit endgültig gelöscht. In dieser Zeit hat der Kunde die Möglichkeit, der Kündigung zu widersprechen, sowie die Kündigung zurückzunehmen. Im Rahmen des kostenfreien Testzeitraums können die Daten auch sofort gelöscht werden.

12.8.) Nach der Kündigung durch den Anbieter kann der Kunde dieser Kündigung innerhalb von drei Wochen nach ihrem Zugang schriftlich widersprechen, wenn er der Auffassung ist, dass die Kündigung unberechtigt ist. Widerspricht er nicht, so stehen dem Kunden keine Schadensersatzansprüche wegen der Datenlöschung zu.

13.) Geheimhaltung

13.1.) Der Anbieter verpflichtet sich, über alle ihr im Rahmen der Vorbereitung, Durchführung und Erfüllung dieses Vertrages zur Kenntnis gelangten vertraulichen Vorgänge, insbesondere Geschäfts- oder Betriebsgeheimnisse des Kunden, strengstes Stillschweigen zu bewahren und diese weder weiterzugeben noch auf sonstige Art zu verwerten. Dies gilt gegenüber jeglichen unbefugten Dritten, d.h. auch gegenüber unbefugten Mitarbeitern sowohl des Providers als auch des Kunden, sofern die Weitergabe von Informationen nicht zur ordnungsgemäßen Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen des Providers erforderlich ist. In Zweifelsfällen wird sich der Anbieter vom Kunden vor einer solchen Weitergabe eine Zustimmung erteilen lassen.

13.2.) Der Anbieter verpflichtet sich, mit allen von ihm im Zusammenhang mit der Vorbereitung, Durchführung und Erfüllung dieses Vertrages eingesetzten Mitarbeitern und Nachunternehmern eine mit vorstehendem Abs. 3 inhaltsgleiche Regelung zu vereinbaren.

14.) Anwendbares Recht, Gerichtsstand

14.1.) Auf vorliegenden Vertrag findet deutsches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts Anwendung.

14.2.) Für Streitigkeiten aus diesem Vertrag ist ausschließlicher Gerichtsstand Hannover.

15.) Sonstiges

15.1.) Mündliche Nebenabreden sind nicht getroffen. Änderungen, Ergänzungen und Zusätze dieses Vertrages haben nur Gültigkeit, wenn sie zwischen den Vertragsparteien schriftlich vereinbart werden. Dies gilt auch für die Abänderung dieser Vertragsbestimmung.

15.2.) Sollte eine Bestimmung dieses Vertrages unwirksam sein oder werden, so berührt dies die Wirksamkeit des Vertrages im Übrigen nicht. Die unwirksame Bestimmung gilt als durch eine wirksame Regelung ersetzt, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen Bestimmung am nächsten kommt. Entsprechendes gilt im Fall einer Vertragslücke.

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