Stand: 12.05.2026 – Version 3.0
Diese Nutzungsbedingungen regeln die Geschäftsbeziehung zwischen der EpicWork AG und ihren gewerblichen Kunden für die Bereitstellung und Nutzung der Plattform „EPIC HR“ sowie der darin enthaltenen Module. Sie fassen die bisherigen Nutzungsbedingungen und die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) in einem einheitlichen Vertragsdokument zusammen.
1.1 Anbieter der unter der Webseite https://www.epicwork.de angebotenen Leistungen und der entsprechenden Plattform „EPIC HR“ (im Folgenden „Plattform“) ist die
EpicWork AG Boulevard der EU 7 30539 Hannover Deutschland
(im Folgenden „Anbieter“).
1.2 Diese Nutzungsbedingungen sind Bestandteil aller Verträge des Anbieters mit gewerblichen Kunden (im Folgenden „Kunde“) über die Nutzung der Plattform und der dort angebotenen Leistungen. Maßgeblich ist die zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses gültige Fassung.
1.3 Der Anbieter schließt Verträge ausschließlich mit Unternehmen, juristischen Personen des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtlichem Sondervermögen. Verträge mit Verbrauchern im Sinne des § 13 BGB werden nicht geschlossen.
1.4 Abweichende Geschäfts- oder Einkaufsbedingungen des Kunden finden keine Anwendung. Ihrer Einbeziehung wird widersprochen, es sei denn, der Anbieter stimmt ihrer Geltung individuell in Textform zu. Individuelle Vereinbarungen zwischen den Parteien (insbesondere aus einem Angebot oder einer Leistungsbeschreibung des Anbieters) gehen den Regelungen dieser Nutzungsbedingungen vor.
2.1 Die Plattform „EPIC HR“ wird durch den Anbieter für seine Kunden und deren Nutzer über das Internet als Software-as-a-Service bereitgestellt. Sie umfasst folgende Module:
2.1.1 Modul EPIC Leadership Digitale Lernplattform für Führungskräfte mit systematischem Lernprogramm, regelmäßigen Microlearnings und zehn Themenwelten der Führung.
2.1.2 Modul EpicWork PULSE Softwareplattform zur Durchführung und Auswertung von Stimmungsbildern, Pulse-Befragungen und Mitarbeiterfeedback. Auswertung über den EpicWork Index sowie über Einzelfragen, Gruppen, Standorte und Zusatzfragen.
2.1.3 Modul KNOW-HOW Wissensplattform für Personalverantwortliche mit kuratierten HR-Inhalten, Vorlagen und Fachbeiträgen.
2.2 Der Funktionsumfang der einzelnen Module ergibt sich aus der jeweils gültigen Leistungsbeschreibung auf https://www.epicwork.de sowie aus den Inhalten innerhalb der Plattform.
2.3 Eine individuelle Anpassung der Plattform sowie Beratungsleistungen werden vom Anbieter nicht geschuldet, soweit nichts anderes vereinbart ist. Optionale Support- und Beratungspakete können gemäß § 7 zusätzlich gebucht werden.
2.4 Die Plattform wird ausschließlich über das Internet bereitgestellt. Zur Nutzung ist ein internetfähiges Endgerät mit aktuellem, marktüblichem Browser sowie eine Internetverbindung erforderlich. Der Anbieter ist berechtigt, technische Anforderungen zu aktualisieren und auf marktüblichen Stand zu halten.
3.1 EPIC HR Business Paket (kostenpflichtig)
Das EPIC HR Business Paket ist das Standardangebot des Anbieters und richtet sich an gewerbliche Kunden. Es umfasst:
Der Grundpreis des EPIC HR Business Pakets beträgt ab 139,00 € netto monatlich zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer. Die jeweils aktuell gültigen Preise sowie Details zum Funktionsumfang sind unter https://www.epicwork.de/preise/ einsehbar.
3.2 Zusatzlizenzen
Der Kunde kann während der Vertragslaufzeit jederzeit digital weitere Lizenzen erwerben:
Nicht mehr benötigte Zusatzlizenzen kann der Kunde mit Wirkung zum Ende der jeweiligen Abrechnungsperiode reduzieren (vgl. § 9).
3.3 PULSE Basic (kostenfreie Variante)
Der Anbieter bietet eine kostenfreie Variante des Moduls PULSE unter der Bezeichnung „PULSE Basic“ an. Diese richtet sich an Unternehmen bis zu einer im jeweiligen Funktionsumfang definierten Mitarbeitendenzahl und dient dem Einstieg in die Plattformnutzung.
Der Anbieter kann den Funktionsumfang von PULSE Basic anpassen oder die kostenfreie Variante mit einer Vorankündigungsfrist von 30 Tagen einstellen. Eine darüber hinausgehende Verpflichtung zur dauerhaften Bereitstellung der kostenfreien Variante besteht nicht.
Im Übrigen gelten für PULSE Basic die Regelungen dieser Nutzungsbedingungen entsprechend, soweit sie nicht ausdrücklich an die Zahlung eines Entgelts geknüpft sind.
3.4 Optionale Support- und Beratungspakete
Ergänzend zu den Plattformmodulen können kostenpflichtige Support- und Beratungspakete (Support-Paket, Beratung Start, Beratung Plus, Beratung Premium) gebucht werden. Der jeweilige Leistungsumfang und Preis ergibt sich aus der Darstellung unter https://www.epicwork.de/preise/. Die Buchung erfolgt als eigenständige Zusatzleistung; die Regelungen dieser Nutzungsbedingungen gelten entsprechend.
4.1 Der Vertragsschluss kann digital über die Plattform bzw. die Webseite des Anbieters oder in Textform (z. B. per E-Mail) erfolgen.
4.2 Für die Nutzung und den Abschluss eines Vertrages ist ein individuelles Nutzerkonto auf der Plattform erforderlich. Die Einzelheiten zur Registrierung und zur Nutzung der einzelnen Module ergeben sich aus den Informationen des Anbieters auf der Webseite und in der Plattform.
4.3 Darstellungen und Bewerbungen von Leistungen auf der Webseite stellen kein verbindliches Angebot zum Vertragsschluss dar. Durch die Auswahl eines Plans und die Angabe der Anzahl und Art der Lizenzen gibt der Kunde ein verbindliches Angebot auf Abschluss des entsprechenden Vertrages ab.
4.4 Der Anbieter bestätigt den Eingang des Angebots unverzüglich. Diese Eingangsbestätigung stellt noch keine Vertragsannahme dar. Der Vertrag kommt zustande, sobald der Anbieter den Plan und die Lizenzen auf der Plattform freischaltet, dem Kunden eine Vertragsbestätigung zugehen lässt oder die Leistungserbringung erkennbar beginnt. Auch der Rechnungsversand stellt eine Vertragsbestätigung dar.
4.5 Digitale Abschlussbestätigung in Textform (§ 126b BGB): Der Vertragsschluss erfolgt in elektronischer Form. Der Kunde bestätigt seinen Vertragsschluss durch aktive Bestätigung (Klick-Bestätigung) im Bestellprozess. Der Anbieter speichert die Bestätigung mit Zeitstempel in einem Prüfprotokoll und stellt dem Kunden eine Abschlussbestätigung als PDF-Dokument zur Verfügung. Eine handschriftliche Unterschrift ist nicht erforderlich. Die Vertragssprache ist Deutsch.
5.1 Der Anbieter stellt die Plattform mit einer zeitlichen Verfügbarkeit von durchschnittlich 99,5 % im Jahresmittel bereit. Die Verfügbarkeit versteht sich als Anteil der Zeit, in der der Dienst zur Verfügung gestanden hat, von der Gesamtzeit des Jahres abzüglich der vereinbarten Wartungsarbeiten.
5.2 Der Anbieter behält sich vor, Wartungsarbeiten im Umfang von bis zu 6 Stunden im Kalendermonat durchzuführen. Während dieser Zeit kann die Plattform ganz oder teilweise nicht verfügbar sein. Wartungsarbeiten werden in der Regel zwischen 22:00 Uhr und 06:00 Uhr durchgeführt, an Sonn- und Feiertagen auch zwischen 06:00 Uhr und 12:00 Uhr. Planbare Wartungsarbeiten werden mindestens 48 Stunden im Voraus per E-Mail oder über die Plattform angekündigt.
5.3 Bei Notfall-Wartungen zur Abwehr akuter Sicherheits- oder Stabilitätsrisiken ist der Anbieter berechtigt, ohne Vorankündigung tätig zu werden.
6.1 Ein Supportfall liegt vor, wenn die Plattform die in der Produktbeschreibung zugesagten Funktionen nicht erfüllt.
6.2 Der Kunde ist verpflichtet, Leistungsausfälle und technische Fehler dem Anbieter unverzüglich über das Ticketsystem in der Plattform oder per E-Mail an die gültige Kundensupport-Adresse mitzuteilen. Die Fehlermeldung soll eine möglichst detaillierte Beschreibung der Funktionsstörung enthalten, um eine zügige Bearbeitung zu ermöglichen.
6.3 Der Standard-Support erfolgt per E-Mail und Ticketsystem ohne gesonderte Reaktionszeitzusage. Erweiterte Supportleistungen (z. B. priorisierter E-Mail- und Telefon-Support, garantierte Reaktionszeiten) können über die kostenpflichtigen Support- und Beratungspakete gebucht werden (vgl. § 3.4).
7.1 Der Kunde darf durch die Nutzung der Plattform nicht gegen gesetzliche Verbote (insbesondere des Straf-, Wettbewerbs-, Marken-, Namens-, Urheber- und Datenschutzrechts), die guten Sitten oder die Rechte Dritter verstoßen.
7.2 Der Kunde verpflichtet sich, keine pornographischen, erotischen, gewaltverherrlichenden, diskriminierenden, beleidigenden oder sonst rechtswidrigen Inhalte über die Plattform zu verbreiten oder verbreiten zu lassen.
7.3 Der Kunde ist für die Verwaltung seiner Nutzerzugänge selbst verantwortlich. Er hat sicherzustellen, dass Zugangsdaten geheim gehalten und nicht an unberechtigte Dritte weitergegeben werden. Bei Verdacht auf Missbrauch hat der Kunde den Anbieter unverzüglich zu informieren.
7.4 Der Anbieter ist nicht verpflichtet, die vom Kunden eingestellten Inhalte auf Rechtsverstöße zu prüfen. Erkennt der Anbieter Rechtsverstöße oder unzulässige Inhalte, ist er berechtigt, den Zugang zu den betroffenen Inhalten oder zum Kundenkonto ganz oder teilweise zu sperren. Der Anbieter informiert den Kunden unverzüglich über eine solche Maßnahme.
8.1 Der Anbieter verpflichtet sich, keine Informationen von Beschäftigten des Kunden an Dritte oder an den Kunden selbst herauszugeben, aus denen sich unmittelbar oder mittelbar Rückschlüsse auf das Abstimmungs- oder Antwortverhalten einzelner Beschäftigter ergeben können. Dies gilt auch für individuelle Anfragen des Kunden, etwa telefonisch oder per E-Mail. Der Kunde hat hierauf keinen Anspruch.
8.2 Zum Schutz der teilnehmenden Beschäftigten werden Auswertungen in der Plattform erst angezeigt, wenn pro Auswertungseinheit (z. B. Team, Standort, Altersgruppe) mindestens fünf Teilnehmende vorliegen. Bei geringerer Teilnehmendenzahl erfolgt eine Anonymisierung der Anzeige.
8.3 Die Datenverarbeitung im Rahmen der PULSE-Befragungen erfolgt nach dem Prinzip der Datenminimierung. Teilnehmende werden nicht über personenbezogene Identifikatoren (z. B. Klarnamen), sondern ausschließlich über Alias-Kennungen bzw. eine Mitarbeitenden-ID (MID) identifiziert. Die Einzelheiten ergeben sich aus der gesonderten Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) zwischen Kunde und Anbieter.
9.1 Soweit nicht abweichend vereinbart, ergeben sich die Entgelte aus der Preisliste unter https://www.epicwork.de/preise/ in der zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses gültigen Fassung. Alle Preisangaben verstehen sich netto, zuzüglich der jeweils gesetzlich geltenden Umsatzsteuer.
9.2 Die Entgelte werden mit Beginn der vereinbarten Vertragslaufzeit fällig. Bei vereinbarter monatlicher Abrechnung sind die Entgelte monatlich im Voraus, bei vereinbarter jährlicher Abrechnung jährlich im Voraus zu zahlen. Verlängert sich das Vertragsverhältnis, werden die Entgelte für den Verlängerungszeitraum mit dessen Beginn fällig.
9.3 Soweit nicht abweichend vereinbart, sind fällige Entgelte innerhalb von 10 Tagen nach Rechnungserhalt zu zahlen. Der Anbieter ist berechtigt, Rechnungen ausschließlich in elektronischer Form per E-Mail zu versenden.
9.4 Zusätzlich gebuchte Lizenzen werden anteilig zur laufenden Abrechnungsperiode in Rechnung gestellt. Bei jährlicher Abrechnung erfolgt die Verrechnung über eine einmalige Zusatzrechnung bis zum nächsten regulären Abrechnungstermin. Reduzierungen der Lizenzanzahl werden zur nächsten Abrechnungsperiode wirksam.
9.5 Sofern Zahlung per Lastschriftverfahren vereinbart wurde, hat der Kunde für eine ausreichende Kontodeckung zu sorgen. Kosten, die dem Anbieter durch eine vom Kunden zu vertretende Nichteinlösung entstehen, sind vom Kunden zu tragen. Bei einer Rücklastschrift hat der Kunde eine pauschale Bearbeitungsgebühr von 5,00 € zu zahlen. Es bleibt dem Kunden unbenommen, einen geringeren, dem Anbieter den Nachweis eines höheren Schadens zu führen.
9.6 Der Anbieter kann seine Leistungen zurückbehalten und den Zugang zum Kundenkonto sperren, wenn der Kunde mit der Begleichung fälliger Entgelte in Verzug ist und der Anbieter dies zuvor angemahnt hat.
9.7 Beanstandungen zur Abrechnung von Beträgen, die im Vertrag nicht genau angegeben sind (z. B. nutzungsabhängige Entgelte für Zusatzlizenzen), hat der Kunde innerhalb einer Ausschlussfrist von sechs Wochen ab Zugang der Rechnung in Textform geltend zu machen. Andernfalls gilt die Abrechnung als genehmigt. Der Anbieter wird den Kunden in der Rechnung auf die Frist hinweisen. Dies gilt nicht bei arglistigem Handeln des Anbieters.
9.8 Der Kunde kann gegen Forderungen des Anbieters nur mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Gegenforderungen oder Forderungen aus demselben Vertragsverhältnis aufrechnen. Ein Zurückbehaltungsrecht kann der Kunde nur wegen Gegenansprüchen aus demselben Vertragsverhältnis geltend machen.
10.1 Der Anbieter ist berechtigt, aus den im Rahmen der Plattformnutzung erhobenen Daten anonymisierte und aggregierte Vergleichswerte (Benchmarks) zu erstellen und im Rahmen der Plattform sowie für eigene Studien und Veröffentlichungen zu nutzen.
10.2 Für die Erstellung von Vergleichs- und Referenzdatensätzen werden insbesondere folgende, nicht personenbeziehbare Merkmale auf Organisationsebene verwendet:
Weitere, gleichwertig nicht personenbeziehbare Merkmale auf Organisations- oder Befragungsebene können einbezogen werden, soweit dies der Aussagekraft der Vergleichsdaten dient und eine Identifizierung des Kunden oder einzelner Beschäftigter weiterhin ausgeschlossen bleibt.
10.3 Personenbezogene Daten von Beschäftigten des Kunden sowie der Name oder andere identifizierende Angaben der Organisation des Kunden fließen nicht in Benchmark- oder Referenzdatensätze ein. Eine Identifizierung des Kunden oder einzelner Beschäftigter aus den aggregierten Daten ist ausgeschlossen.
10.4 Der Anbieter gibt aggregierte Benchmark-Daten nicht an Dritte zu Benchmark- oder Vergleichszwecken weiter, die in Wettbewerb zum Anbieter stehen.
11.1 Der Anbieter haftet unbeschränkt für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit, für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, nach dem Produkthaftungsgesetz sowie im Umfang einer von ihm übernommenen Garantie.
11.2 Bei leicht fahrlässiger Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht (Kardinalpflicht) ist die Haftung des Anbieters auf den bei Vertragsschluss vorhersehbaren und vertragstypischen Schaden beschränkt. Wesentliche Vertragspflichten sind solche, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf.
11.3 Im Übrigen ist die Haftung des Anbieters ausgeschlossen.
11.4 Sofern die Datensicherung nicht in den vertraglichen Leistungskatalog des Anbieters fällt, ist der Kunde für eine regelmäßige Sicherung seiner Daten verantwortlich. Bei einem vom Anbieter verschuldeten Datenverlust haftet dieser ausschließlich für die Kosten der Wiederherstellung der Daten von ordnungsgemäß erstellten Sicherungskopien des Kunden sowie für die Wiederherstellung jener Daten, die auch bei ordnungsgemäßer Sicherung verlorengegangen wären.
11.5 Die Haftungsbeschränkungen dieses Paragraphen gelten auch für die persönliche Haftung der gesetzlichen Vertreter, Mitarbeitenden und Erfüllungsgehilfen des Anbieters.
12.1 Soweit nicht abweichend vereinbart, wird der Vertrag auf unbestimmte Zeit geschlossen. Die Abrechnung erfolgt nach der bei Vertragsschluss gewählten Abrechnungsperiode (monatlich oder jährlich).
12.2 Symmetrische Kündigungsfristen. Bei monatlicher Abrechnungsperiode kann der Vertrag von beiden Parteien mit einer Frist von 14 Tagen zum Ende der jeweiligen Abrechnungsperiode gekündigt werden. Bei jährlicher Abrechnungsperiode kann der Vertrag von beiden Parteien mit einer Frist von 4 Wochen zum Ende der jeweiligen Abrechnungsperiode gekündigt werden.
12.3 Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt für beide Parteien unberührt. Ein wichtiger Grund liegt für den Anbieter insbesondere vor, wenn der Kunde mit der Zahlung fälliger Entgelte mehr als 30 Tage in Verzug ist.
12.4 Jede Kündigung bedarf zu ihrer Wirksamkeit der Textform. Der Kunde kann jederzeit die Kündigungsfunktion innerhalb der Plattform nutzen, um den Vertrag ganz oder teilweise (z. B. einzelne Zusatzlizenzen) zu kündigen.
12.5 Kündigung von PULSE Basic. Der Anbieter kann die kostenfreie Variante PULSE Basic für einzelne Kunden oder insgesamt mit einer Frist von 30 Tagen einstellen oder anpassen. Der Kunde wird darüber rechtzeitig per E-Mail oder über die Plattform informiert. Ein Wechsel in das kostenpflichtige Business-Paket ist jederzeit möglich.
12.6 Mit Wirksamwerden der Kündigung besteht keine Zugriffsmöglichkeit auf die Plattform mehr. Der Kunde hat dafür Sorge zu tragen, die in der Plattform gespeicherten Inhalte vor Wirksamwerden der Kündigung zu sichern (Export-Funktionen werden bereitgestellt).
12.7 Die Daten des Kunden werden 30 Tage nach Wirksamwerden der Kündigung endgültig gelöscht. Innerhalb dieser Vorhaltezeit kann der Kunde der Kündigung widersprechen (vgl. Abs. 8) oder die Kündigung zurücknehmen. Im Rahmen des kostenfreien Testzeitraums oder bei PULSE Basic können die Daten auch unmittelbar nach Vertragsende gelöscht werden.
12.8 Nach einer Kündigung durch den Anbieter kann der Kunde dieser innerhalb von drei Wochen nach Zugang in Textform widersprechen, sofern er die Kündigung für unberechtigt hält. Widerspricht der Kunde nicht, stehen ihm keine Schadensersatzansprüche wegen der anschließenden Datenlöschung zu.
13.1 Beide Parteien verpflichten sich, alle im Rahmen der Vorbereitung, Durchführung und Erfüllung dieses Vertrages zur Kenntnis gelangten vertraulichen Informationen der jeweils anderen Partei, insbesondere Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse, strengstes Stillschweigen zu bewahren und diese weder weiterzugeben noch in sonstiger Weise zu verwerten.
13.2 Die Geheimhaltungspflicht gilt nicht für Informationen, die:
13.3 Der Anbieter verpflichtet sich, mit allen von ihm eingesetzten Mitarbeitenden und Nachunternehmern eine inhaltsgleiche Geheimhaltungsverpflichtung zu vereinbaren.
13.4 Die Geheimhaltungspflicht besteht über das Ende des Vertragsverhältnisses hinaus für die Dauer von drei Jahren fort.
14.1 Die Parteien beachten die jeweils geltenden Vorschriften zum Datenschutz, insbesondere die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Für die Verarbeitung personenbezogener Daten des Kunden durch den Anbieter gilt ergänzend die Datenschutzerklärung des Anbieters unter https://www.epicwork.de/datenschutz/.
14.2 Soweit der Anbieter im Rahmen der Plattformnutzung personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet (insbesondere im Rahmen der PULSE-Befragungen), schließen die Parteien hierüber eine gesonderte Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO ab. Die AVV ist Bestandteil des Vertrages.
14.3 Die zur Verarbeitung eingesetzten Unterauftragsverarbeiter sind in der AVV bzw. in deren Anlagen aufgeführt.
15.1 Der Anbieter ist berechtigt, diese Nutzungsbedingungen anzupassen, soweit dies aus rechtlichen, regulatorischen, technischen oder produktbezogenen Gründen erforderlich ist und der Kunde dadurch nicht unangemessen benachteiligt wird.
15.2 Änderungen werden dem Kunden mindestens sechs Wochen vor Inkrafttreten in Textform mitgeteilt. Widerspricht der Kunde der Änderung nicht innerhalb von sechs Wochen nach Zugang der Mitteilung, gelten die geänderten Bedingungen als angenommen. Auf diese Folge wird der Kunde in der Mitteilung gesondert hingewiesen.
15.3 Im Falle eines fristgerechten Widerspruchs ist jede Partei berechtigt, den Vertrag mit einer Frist von vier Wochen zum Wirksamwerden der Änderung außerordentlich zu kündigen. Bis zum Wirksamwerden einer Änderung oder bis zur Beendigung des Vertrages gelten die bisherigen Nutzungsbedingungen fort.
16.1 Auf den Vertrag und diese Nutzungsbedingungen findet ausschließlich das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts und der Verweisungsnormen des internationalen Privatrechts Anwendung.
16.2 Ist der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen, wird Hannover als ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit dem Vertrag vereinbart. Das gleiche gilt, wenn der Kunde keinen allgemeinen Gerichtsstand in Deutschland hat.
17.1 Mündliche Nebenabreden bestehen nicht. Änderungen, Ergänzungen und Zusätze zu diesem Vertrag bedürfen zu ihrer Wirksamkeit der Textform. Dies gilt auch für die Aufhebung dieses Textformerfordernisses.
17.2 Sollte eine Bestimmung dieses Vertrages ganz oder teilweise unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. Die unwirksame Bestimmung gilt als durch eine wirksame Regelung ersetzt, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen Bestimmung am nächsten kommt. Entsprechendes gilt im Fall einer Vertragslücke.
17.3 Die jeweils aktuelle Fassung dieser Nutzungsbedingungen ist auf der Webseite des Anbieters unter https://www.epicwork.de/nutzungsbedingungen/ einsehbar.
